一、准确
(一)认实辨析词义
西方有做家说，要表示一个事物，只要一个名词是准确的；要描画一种形态，只要一个描述词是准确的；要申明一个动做，只要一个动词是准确的。写做的次要工做之一，就是找到那一个准确的名词、描述词、动词。那话关于文学创做来说未必适用，因为文学语言不循常规，而做家的缔造性语言又因其个性和本质的差别各有特色，很难说哪个词语是绝瞄准确的。
那话用于公函写做，却是比力切当的。
在汉语中，有大量的意义不异或附近的词汇，称为同义词或近义词。其实，即便是同义词，细细分辩起来仍是有些微妙的差别。譬如，“优良”、“优良”、“优良”，那三个词粗看附近，细看则有水平的区别。“鼓励”、“煽动”、“煽惑”，从动做的标的目的和力度上看并没有差别，但豪情色彩却很不不异。
写做公函，必需在词语的细微不同和豪情色彩上认真推敲。
(二)讲究语法和逻辑
公函写做语言的标准性，表现在句子上就是造句符合语律例则、符合逻辑。
起首，句子成份要完好。汉语构句有主、谓、宾、定、状、补六种句子成份，此中主语、谓语、宾语是主干成份，定语、状语、补语是辅助句子成份。
关于每一个句子来说，主干成份也不是必不要少的，但是省略有省略的规则，不克不及肆意省略和无故残破。例如：“厂指导的做法，遭到了全厂职工的强烈热闹欢送。对他们联络群寡、实事求是的做风给以很高评价。”后一个句子就残破句子成份。谁给以评价？少了主语，违背了语律例则，意义也不大白了。
其次，句子中词语之间的搭配要得当。词语彼此搭配在一路，必需契合事理和习惯，不然就是欠亨。如：“那种精神充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落。”精神无形，说它充满了某一空间，已经非常勉强，又说它开遍了各个角落，更是无稽之谈。改成“精神文明之花开遍了全乡”，才算通畅。
其三，造句还要讲究逻辑性。有些句子语法上没有问题，却呈现了种属概念并列、自相矛盾等逻辑错误。如：“他们加强了对团员和青年的思惟教育。”团员是青年的一部门，团员和青年是不克不及彼此并列的。“把所有农产物都根本上纳入了方案轨道。”“所有”暗示全数，“根本”暗示不完全，它们表述的意义产生了矛盾，读者不晓得哪个词语表达的意义是可信的，就会无所适从。
二、简练
(一)用语切确，一以当十 来源：测验大
在生活中我们都有如许的体味：有时一两个文句，就能把要说的意思清晰完好地表达出来；有时，说了良多话，要表达的意思却仍然不清晰。从理论上说，人类缔造的成熟的语言，足以表达人类的常规的思惟和感情，至于文学做品中那些复杂微妙的心境，有时只可领悟、不成言传，只能借形象盘曲地加以表示，在公函写做中是不常呈现的。
公函写做中之所以有用语繁多意思仍不大白的情况，多半是因为用语不切确，只好增加语句去填补，成果反而是“言愈多而理愈乱”。