公函有广义与狭义之分。狭义的公函，是指党和国度行政机关各自正式规定的文种。如今，党的各级指挥机关利用的14个正式文件品种是：决议、决定、指示、定见、通知、传递、公报、陈述、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国度行政机关公函的品种次要有13种：号令（令）、决定、通知布告、布告、通知、传递、议案、陈述、请示、批复、定见、函、会议纪要。
党政机关明白规定的上述文种合计为27个。此中9个是不异的，即决定、定见、通知、传递、请示、陈述、批复、函、会议纪要；区别的也是9个，此中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国度行政机关的4个，即号令（令），议案、布告、通知布告，那18个文种，公函学界称其为法定文种。
广义的公函，除上述法定文种外，还包罗党和国度机关常用的使用文，其大至总结、方案，小至条据、私函，品种冗杂、素无定目。一般说次要有综合性工做总结、方案（包罗规划、工做要点、摆设、计划、想象等）、查询拜谒陈述、简报、公用手札、讲话稿、讣告悼词、规章轨制（如章程、细则、轨制、守则）等。
所谓公函，它是公事文书的简称，它是国度机关在行政办理过程中为处置公事而按规定格局造做的书面质料。公函的品种次要包罗：号令、议案、决定、通知布告、布告、传递、陈述、请示、批复、定见、函、会议纪要。
在各类企业中，所指的公函一般为商务公函，次要分为介绍陈述、请示、会议纪要、工做方案要点、公司及产物介绍、信函、讲话稿、可行性陈述、工做总结、市场查询拜谒陈述、申明等
公函拟写的步调与 ***
公函拟写的步调与 *** 大致统一般文章的写做体例类似，但是因为公函在性量、感化上及其写做要求上的区别，拟写时也有一些需要出格留意的问题。
公函的拟写凡是按以下步调停止：
一、 明白发文大旨
任何一份公函都是按照工做中的现实需要来拟写的。因而，在动笔之前，起首要弄清楚 发文的大旨，即发文的主题与目的，包罗以下几项内容：
1．文件的中心内容是什么？好比相关工做的改良，次要提出目前情状如何？存在哪些问题，处理体例、需协助事项；再如乞求事项，拟请上级机关回答或处理问题等。
2．按照文件内容，筹办采纳什么文种？好比，报告请示工做情状，是写专题陈述仍是写情状简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，仍是一个带规定 性量的通知等。
3．明白文件发送范畴和阅读对象。好比，向上级报告请示工做，仍是向有关单元妥善、介绍经历；是给指挥、有关部分人员阅读，仍是向全体人员停止传达。
4．明白发文的详尽要求。例如，是要求对方领略，仍是要求对方回答，是供收文机关贯彻施行，仍是参照施行、研究参考、收罗定见等。
所以，发文必需明白摘纳什么体例，次要论述哪些问题，详尽要到达什么目的，只要对那些问题做到心中有数，才气够落笔草拟。
二、搜集有关素材，停止查询拜谒研究
发文的目的和主题明白之后，就能够围绕那个主题搜集质料和停止必然的查询拜谒研究当然，那也要按照详尽的情状，并非拟写每一份公函都要停止那一步工做。例如，拟写一份简短的通知、通知布告，一般来说不需要专门做搜集质料和查询拜谒研究工做，在明白发文大旨之后，稍加考虑就能够提笔写做了。
但关于问题较为复杂，还要停止详尽的阐发和回纳；如订定篇幅较长的文件，订定工做方案、停止工做总结、草拟规章、条例、拟写工做指示等，往往都需要搜集有关质料和停止进一步伐查研究工做。
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所以，搜集质料及查询拜谒研究，是一个酝酿的过程，是为了把握全面的、大量的素材领略问题的各个方面，然后颠末阐发思虑产生一个熟悉的飞跃。
三、拟出提纲，摆设构造
在搜集质料的根底上，起草出一个写做提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的次要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到全盘摆设、胸有成竹，使写做停顿顺利，尽量禁止中途返工。
提纲的详略，能够按照文件的详尽情状和小我的习惯、写做的娴熟水平而定。
篇幅不长的文件，能够大致摆设一下文件的构造，先写什么问题，依次再写什么问题，次要分几层意思等。篇幅较长、比力重要的文件，往往需要拟出比力详尽的提纲，包罗文件共分几个部门，每一个部门又分做几个问题，各个大小问题的标题问题和要点及利用什么详尽质料申明等。
提纲的文字不需要良多，也不需要在文字上琢磨。当然，需要集体讨论或送给指挥审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构想过程，文件的根本概念，能够召集相关人员停止集体讨论研究和修改，使提纲日益完美。由两人以上分工合写的文件，更需要配合研究写做提纲，以免发作前后反复、脱节或彼此矛盾的现象。
四、落笔草拟、拟写注释
构造摆设好后，要依据要求所列挨次，开宗明义、紧扣主题、拟写注释。写做中留意两点：
1． 要概念明显，用材适当。也就是说要用概念来统帅质料，使质料来为概念办事。运用质料要能申明问题，做到质料与概念同一。
在写做傍边，要留意明白概念，用语不克不及迷糊不清，模糊其词、词不达意，貌同实异。
若是概念不明，令人不知所云。有些文件，只讲概念没有现实质料，就会使人感应笼统浮泛、短缺依据，不轻易心服。而只枚举质料没有明显的概念，则会使人弄不清要申明什么问题，不领略发文的企图 ，出格是情状报告请示、工做报告请示介绍。
2． 要语句精练，交代清楚。
拟写文件既要尽量节约用字、缩短篇幅、简洁通畅，又要留意交代的问题清楚了然。
五、频频查抄，认实修改
初稿写出后，要认实停止修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要颠末频频修改的，写文件也同样，特别是重要的文件，往往要颠末几稿才气通过。
1． 关于主题的修改。看主题能否明白，主题阐述能否集中，主题挖掘能否深进。
2． 关于概念的修改。修改公函要考虑到概念能否正确，表达有无问题。
3． 关于质料的修改。质料是文件的根底，有了正确的概念，还要通过妥当的质料表达出来。
4． 关于构造的修改。
修改文件的构造，包罗文件总体构造的批改，使全文愈加严谨。
5． 关于语言的精练。次要是修改欠亨顺的语句，不准则的字及标点符号。
修改工做要做到认实认真，必需有足够的耐烦和不断改良的精神。
几种常用的商务公函
请示
请示是下级向上级乞求定夺、指示或批准事项所利用的呈批性公函。
请示的特征
一、针对性。只要本单元权限范畴内无法决定的严重事项，如重要决定、重要决策、人事摆设等问题，以及在工做中碰到的新问题、新情状或克制不了的困难，才可用"请示"行文。请示上级赐与指示、定夺或回答、批准。因而"请示"具有很强的针对性。
二、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级指挥关于呈报的请示事项，无论赞同与否，都必需赐与明白的"批复"回文。
三、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文指挥，即便需要同时呈送其他指挥，也只能用抄送形式。
四、时效性。请示是针对本单元当前工做中显现的情状和问题，求得上级单元指示、批准的公函，如能及时发出，就会使问题得以及时处理。
请示的分类
按照内容、性量的区别，请示分为以下三种：
一、 乞求指示性请示。
二、 乞求批准性请示。
三、 乞求批转性请示。
请示的构造、内容和写法
请示由首部、注释和尾部三部门构成，其各部门的格局、内容和写法如下：
一、 首部。
次要包罗题目和主送机关两个项目内容。
1． 题目。请示的题目一般有两种书写体例：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》
2． 受文指挥。每份请示只能写一个受文指挥，不克不及多头请示。
二、 注释，其构造一般由开头、主体、结语构成。
1． 开头。次要交代请示的理由。
2． 主题。次要申明请示事项，它是向上级机关提出的详尽乞求，那部门内容要单一，只宜乞求一件事。
3． 结语。另起一段，其习习用语有"当否，请批示"、"妥否、请批复"、"以上请示，请予审批"、"以上请示，呈请核准"或"以上请示如无不当，请批转各部分予以施行"。
三、 尾部，其次要构造为落款与成文时间两部门。
请示应留意的问题
一、 一文一事的原则。
二、 质料实在，不要为得到指挥批准而虚构情状。
三、 理由充实，请示事项明白。
四、 语气平实、诚心，以引起上级的重视。
陈述
陈述是下级向上级报告请示工做、反映情状、提出定见或意见、回答询问的陈说性上行公函。
"陈述"是陈说性体裁。写做时要以实在质料为次要内容，以回纳综合论述为次要的表达体例。"陈述"是行政公函中的上行文种，撰写"陈述"的目的就是为了让上级把握本单元的情状，领略本单元的工做情状及要求，使上级指挥能及时赐与撑持，为上级机关处置问题，安插工做或做出某一决策给予依据。
"下情上达"是造发陈述的目的。所以陈述的内容要求以摆事实为主，要客不雅的反映详尽情状，不要过多的采纳议论和申明，表达体例以回纳综合为主，语气要委婉、谦逊、不宜用指令性语言。
陈述的特征：
一、陈述的目的为了向上级报告请示工做、情状、意见、回答等，它不曲
接乞求上级机关正面答复陈述中的问题，所以不带请示事项，那是它与请示的重要区别之一。
二、陈述中一般不提意见或定见。若是确实需要在某一范畴或某些部分贯彻陈述中提出的意见或定见，可意见上级机关批转到有关部分贯彻施行，陈述一经批准，便做为批转文件的附件下发，其权势巨子性依靠或从属于批起色关。
三、陈述在内容上不像"请示"那样有"一文一事"的要求，它可在一件公函中综合陈述几件工作，条理构造比力复杂。
四、陈述普及利用于下级向上级反应信息，是沟通上下级机关纵向联络的一种重要形式。向上级及时报告请示工做、反映问题、提出意见，也是下级机关必需履行的一项工做轨制。
陈述的品种
陈述从品种与内容上分次要有：报告请示性陈述、回答性陈述、呈报性陈述、例行工做陈述。
写法
陈述的构造一般由题目、受文指挥、注释、落款、成文时间构成，下面介绍几种陈述的写法
一、 报告请示性陈述
报告请示性陈述次要是下级向上级报告请示工做、反映情状的陈述，一般分为两类：
1． 综合陈述。那种陈述是本单元工做到必然的阶段，就工做的全面情状向上级写的报告请示性陈述。
其内容大致包罗工做停顿情状，成就或问题，经历或教训以及对此后工做的定见或意见。那种陈述的特征全面、回纳综合、精练。
2． 专题陈述。那种陈述是针对某项工做中的某个问题，向上级所写的报告请示性陈述。
二、 回答性陈述
那种陈述是针对上级或办理层所提出的问题或某些要求而写出的陈述。
那种陈述要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情状。
三、 呈报性陈述
呈报性陈述次要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种陈述。一般是一两句话申明报送文件或物件的按照或目的以及与文件、物件相关的事宜。
四、 例行工做陈述
例行工做陈述是下级向上级，因工做需要按期向上级所写的陈述。
如，财政陈述、费用 收进陈述等。
通知布告
通知布告是用于对企业内、外发布发表重要事项的公函。
通知布告的写法
通知布告是一种庄重、持重的公函，它内容较为单一，篇幅较短，表达开门见山，语言简洁明快。
一、 题目。
通知布告题目有三种：一种是完全题目，包罗发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种 以上两项，多用于政府机关；有的只要文种，如《通知布告》，题目之下，有时可依通知布告零丁编号。
二、 注释
注释一般由大旨与申明构成。
大旨零丁成段，用简短的一句话回纳综合出此通知布告的主题内容。
申明写出通知布告依据、通知布告事项。结尾一般用"特此通知布告"做为结语。
三、 落款及日期
通知布告日期有的标注在题目下方，也能够注在通知布告结尾处。重要的通知布告落款处除阐明发文单元外，还应标明发文地点。
会议纪要
会议纪假如一种记载、传达会议情状及议定事项的纪实性公函。它用于各机关、企事业单元召开的工做会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记载会议的根本情状、会议功效、会议议定事项，综合回纳综合反映会议精神，以便使与会者同一熟悉，会后全面照实的停止传达组织开展工做的依据。
同时"会议纪要"是能够多向行文，具有上报、下达以及同级单元停止交换的感化。
会议纪要的写法
会议纪要一般由首部、注释、尾部三部门构成。其各部门的写做要求如下：
一、 首部。那部门的次要项目是题目。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。
会议纪要的题目凡是是由会议名称和文种构成的。如《*****公司******会议纪要》。
二、 注释。会议纪要注释构造由媒介、主体两部门构成。
1． 媒介。起首回纳综合交代会议的名称、时间、地点、主持人、次要议程、参与人员、会议形式以及会议次要的功效。
2． 主体。它是会议机要的核心内容，次要记载会议情状和会议成果，写做时要留意紧紧围绕中心议题，把会议的根本精神，出格是会议构成的决定、决议正确的表达清楚。关于会议上有争议的问题和区别定见，必需照实予以反映。
三、 尾部。包罗签名和成文时间两项内容。
电子公函
跟着收集化的开展，公函通过E-mail的体例批阅使传统的办公形式正在发作着革命性的变革，但如今国内贫乏实现网上公函批阅的软件，文件轻易被拷贝、窜改，企业的办公体例还无法实正实现无纸化。
电子公函的写法
电子公函次要由主题、事项或附件落款构成。
一、 收件单元/人
二、 抄送单元/人
三、 主题。相当与公函的题目，如《关于***请示》、《关于****陈述》。
四、 事项。公函的次要内容，包罗发文目的，事项等（与日常公函协做 *** 一致），若给予相关文件或陈述等，能够附件体例发送（阐明）。
五、 落款。签名及成文时间
递交法式以递交曲属指挥为宜。