财政人员必备的EXCEL利用身手(转载)

　　也许你已经在Excel中完成过上百张财政报表，也许你已操纵Excel函数实现过上千次的冗杂运算，也许你认为Excel也不外如斯，以至了无新意。但我们常日里无数次反复的得心应手的利用办法只不外是Excel全数身手的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的身手进手，领略一下关于Excel的别样风情。

　　一、成立分类下拉列表填充项

　　我们经常要将企业的名称输进到表格中，为了连结名称的一致性，操纵“数据有效性”功用建了一个分类下拉列表填充项。

　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“贸易企业”、“个别企业”等)别离输进差别列中，成立一个企业名称数据库。

　　2.选中A列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输进“工业企业”字符后，按“回车”键停止确认。

　　模仿上面的操做，将B、C……列别离定名为“贸易企业”、“个别企业”……

　　3.切换到Sheet1中，选中需要输进“企业类别”的列(如C列)，施行“数据→有效性”号令，翻开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，单击“容许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，鄙人面的“来源”方框中，输进“工业企业”，“贸易企业”，“个别企业”……序列(各元素之间用英文逗号离隔)，确定退出。

　　再选中需要输进企业名称的列(如D列)，再翻开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输进公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。

　　4.选中C列肆意单位格(如C4)，单击右侧下拉按钮，抉择响应的“企业类别”填进单位格中。然后选中该单位格对应的D列单位格(如D4)，单击下拉按钮，即可从响应类此外企业名称列表中抉择需要的企业名称填进该单位格中。

　　提醒：在以后打印报表时，假设不需要打印“企业类别”列，能够选中该列，右击鼠标，选“隐躲”选项，将该列隐躲起来即可。

　　二、成立“常用文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工做簿文档添加到此中，便利随时挪用。

　　1.在东西栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，翻开“自定义”对话框。在“号令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“号令”下面的“新菜单”挈到菜单栏。

　　按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“定名”框中输进一个名称(如“常用文档”)。

　　2.再在“类别”下面任选一项(如“ *** ”选项)，在右边“号令”下面任选一项(如“超链接”选项)，将它挈到新菜单(常用文档)中，并模仿上面的操做对它停止定名(如“工资表”等)，成立第一个工做簿文档列表名称。

　　反复上面的操做，多添加几个文档列表名称。

　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的灵敏菜单中，选“分配超链接→翻开”选项，翻开“分配超链接”对话框。通过按“查找范畴”右侧的下拉按钮，定位到响应的工做簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工做簿文档。

　　反复上面的操做，将菜单项和与它对应的工做簿文档超链接起来。

　　4.以后需要翻开“常用文档”菜单中的某个工做簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击此中的响应选项即可。

　　提醒：虽然我们将“超链接”选项挈到了“常用文档”菜单中，但其实不影响“ *** ”菜单中“超链接”菜单项和“常用”东西栏上的“ *** 超链接”按钮的功用。

　　三、让差别类型数据用差别颜色展现

　　在工资表中，假设想让大于等于2000元的工资总额以“红色”展现，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”展现，低于1000元的工资总额以“棕色”展现，其它以“黑色”展现，我们能够如许设置。

　　1.翻开“工资表”工做簿，选中“工资总额”所在列，施行“格局→前提格局”号令，翻开“前提格局”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输进数值“2000”。单击“格局”按钮，翻开“单位格格局”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。

　　2.按“添加”按钮，并模仿上面的操做设置好其它前提(大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”)。

　　3.设置完成后，按下“确定”按钮。

　　看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以差别颜色展现出来了。

　　四、造造“专业符号”东西栏

　　在编纂专业表格时，经常需要输进一些特殊的专业符号，为了便利输进，我们能够造造一个属于本身的“专业符号”东西栏。

　　1.施行“东西→宏→录造新宏”号令，翻开“录造新宏”对话框，输进宏名如“fuhao1”并将宏保留在“小我宏工做簿”中，然后“确定”起头录造。选中“录造宏”东西栏上的“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输进到某个单位格中，再单击“录造宏”东西栏上的“停行”按钮，完成宏的录造。

　　模仿上面的操做，逐个录造好其它特殊符号的输进“宏”。

　　2.翻开“自定义”对话框，在“东西栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建东西栏”对话框，输进名称——“专业符号”，确定后，即在工做区中呈现一个东西条。

　　切换到“号令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“号令”下面的“自定义按钮”项挈到“专业符号”栏上(有几个特殊符号就挈几个按钮)。

　　3.选中此中一个“自定义按钮”，模仿第2个秘技的第1点对它们停止定名。

　　4.右击某个定名后的按钮，在随后弹出的灵敏菜单中，选“指定宏”选项，翻开“指定宏”对话框，选中响应的宏(如fuhao1等)，确定退出。

　　反复此步操做，将按钮与响应的宏链接起来。

　　5.封闭“自定义”对话框，以后能够像利用通俗东西栏一样，利用“专业符号”东西栏，向单位格中快速输进专业符号了。

　　五、打印工做表的差别区域

　　有的工做表，经常需要打印此中差别的区域，用“视面治理器”吧。

　　1.翻开需要打印的工做表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上挈拉，选中它们再右击鼠标，在随后呈现的灵敏菜单中，选“隐躲”选项，将不需要打印的行(或列)隐躲起来。

　　2.施行“视图→视面治理器”号令，翻开“视面治理器”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框，输进一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。

　　3.将隐躲的行(或列)展现出来，并反复上述操做，“添加”好其它的打印视面。

　　4.以后需要打印某种表格时，翻开“视面治理器”，选中需要打印的表格名称，单击“展现”按钮，工做表即刻按事先设定好的界面展现出来，简单设置、排版一下，按下东西栏上的“打印”按钮，一切就OK了。

　　六、让数据按需排序

　　假设你要将员工按其所在的部分停止排序，那些部分名称既的有关信息不是按拼音挨次，也不是按笔划挨次，怎么办?可摘用自定义序列来排序。

　　1.施行“格局→选项”号令，翻开“选项”对话框，进进“自定义序列”标签中，在“输进序列”下面的方框中输进部分排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和“确定”按钮退出。

　　2.选中“部分”列中肆意一个单位格，施行“数据→排序”号令，翻开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按此中的下拉按钮，选中适才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求停止了排序。

　　七、把数据彻底隐躲起来

　　工做表部门单位格中的内容不想让阅读者查阅，只好将它隐躲起来了。

　　1.选中需要隐躲内容的单位格(区域)，施行“格局→单位格”号令，翻开“单位格格局”对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中输进“;”(三个英文形态下的分号)。

　　2.再切换到“庇护”标签下，选中此中的“隐躲”选项，按“确定”按钮退出。

　　3.施行“东西→庇护→庇护工做表”号令，翻开“庇护工做表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。

　　颠末如许的设置以后，上述单位格中的内容不再展现出来，就是利用Excel的通明功用也不克不及让其现形。

　　提醒：在“庇护”标签下，请不要肃清“锁定”前面复选框中的“∨”号，如许能够避免他人删除你隐躲起来的数据。

　　八、让中、英文输进法智能化地呈现

　　在编纂表格时，有的单位格中要输进英文，有的单位格中要输进中文，频频切换输进法其实不便利，何不设置一下，让输进法智能化地调整呢?

　　选中需要输进中文的单位格区域，施行“数据→有效性”号令，翻开“数据有效性”对话框，切换到“输进法形式”标签下，按“形式”右侧的下拉按钮，选中“翻开”选项后，“确定”退出。

　　以后被选中需要输进中文的单位格区域中肆意一个单位格时，中文输进法(输进法列表中的第1个中文输进法)主动翻开，被选中其它单位格时，中文输进法主动封闭。

　　九、让“主动更正”输进同一的文本

　　你是不是经常为输进某些固定的文本，如“中华管帐网校”而苦恼呢？那就往下看吧。

　　1.施行“东西→主动更正”号令，翻开“主动更正”对话框。

　　2.在“替代”下面的方框中输进“pcw”(也能够是其他字符，“pcw”用小写)，在“替代为”下面的方框中输进“中华管帐网校”，再单击“添加”和“确定”按钮。

　　3.以后假设需要输进上述文本时，只要输进“pcw”字符，此时能够不考虑“pcw”的大小写，然后确认一下就成了。

　　十、在Excel中自定义函数

　　Excel函数固然丰富，但其实不能称心我们的所有需要。我们能够自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

　　1.施行“东西→宏→Visual Basic编纂器”菜单号令(或按“Alt F11”灵敏键)，翻开Visual Basic编纂窗口。

　　2.在窗口中，施行“ *** →模块”菜单号令， *** 一个新的模块——模块1。

　　3.在右边的“代码窗口”中输进以下代码：

　　Function V(a,b,h)V = h*(a b)/2End Function

　　4.封闭窗口，自定义函数完成。

　　以后能够像利用内置函数一样利用自定义函数。

　　提醒：用上面办法自定义的函数凡是只能在响应的工做簿中利用。

　　十一、表头下面衬张图片

　　为工做表添加的布景，是衬在整个工做表下面的，能不克不及只衬在表头下面呢？

　　1.施行“格局→工做表→布景”号令，翻开“工做表布景”对话框，选中需要做为布景的图片后，按下“ *** ”按钮，将图片衬于整个工做表下面。

　　2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单位格(区域)中挈拉，同时选中那些单位格(区域)。

　　3.按“格局”东西栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后呈现的“调色板”中，选中“白色”。颠末如许的设置以后，留下的单位格下面衬上了图片，而上述选中的单位格(区域)下面就没有衬图片了(其实，是图片被“白色”粉饰了)。

　　提醒：衬在单位格下面的图片是不撑持打印的。

　　十二、用连字符“”来合并文本

　　假设我们想将多列的内容合并到一列中，不需要操纵函数，一个小小的连字符“”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。

　　1.在D列后面 *** 两个空列(E、F列)，然后在D1单位格中输进公式：=B1C1D1。

　　2.再次选中D1单位格，用“填充柄”将上述公式复造到D列下面的单位格中，B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单位格中。

　　3.选中E列，施行“复造”操做，然后选中F列，施行“编纂→抉择性粘贴”号令，翻开“抉择性粘贴”对话框，选中此中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容(不是公式)即被复造到F列中。

　　4.将B、C、D、E列删除，完成合并工做。

　　提醒：完成第1、2步的操做，合并效果已经实现，但此时假设删除B、C、D列，公式会呈现错误。故须停止第3步操做，将公式转换为稳定的“值”。

　　十三、生功效条

　　常有伴侣问“若何打印功效条”如许的问题，有很多人摘取录造宏或VBA的办法来实现，那关于初学者来说有必然难度。出于此种考虑，我在那里给出一种用函数实现的简便办法。

　　此处假定学生功效保留在Sheet1工做表的A1至G64单位格区域中，此中第1行为题目，第2行为学科名称。

　　1.切换到Sheet2工做表中，选中A1单位格，输进公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW() 4)/3) 1)，COLUMN())))。

　　2.再次选中A1单位格，用“填充柄”将上述公式复造到B1至G1单位格中；然后，再同时选中A1至G1单位格区域，用“填充柄”将上述公式复造到A2至G185单位格中。

　　至此，功效条根本成型，下面简单润色一下。

　　3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单位格区域(第1位学生的功效条区域)，按“格局”东西栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后呈现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选中的区域添加边框(假设不需要边框，能够不停止此步及下面的操做)。

　　4.同时选中A1至G3单位格区域，点击“常用”东西栏上的“格局刷”按钮，然后按住鼠标左键，自A4挈拉至G186单位格区域，为所有的功效条添加边框。

　　按“打印”按钮，即可将功效条打印出来。

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