行政机关公函的行文及行政机关公函的教学中，若何表述行政机关公函文种、类型及行体裁式，是一个值得切磋的问题。经常看到文秘杂志有关《批转和转发不是公函文种》等类似争论不休的一些文章。如《秘书理论与理论》中金常德《批转和转发不是公函文种》一文称：“《秘书学原理及实务》一书，编者却把批转和转发都视为独立的公函文种，实为舛误。
”那么，笔者要问：“批转和转发不是公函文种”又是什么？反过来，“批转和转发”又是公函文种里的什么？其实，那都是对行政机关公函文种及内容的表述不清形成的曲解。
其对行政机关公函文种及内容的表述不清的原因在哪里？笔者认为，就是对行政机关公函文种的定义的理解不敷全面。
纵不雅13种行政机关公函文种的定义，都是从文种的性量及范畴来铨释的。所谓“性量”，即表白了那个文种可用来做什么的素质特征。所谓“范畴”，表白了那个文种对上对下、对人对事的所属性。从定义的内容来看，并非把一个文种都只写成一种公函体式。也就是说，公函文种定“种”，文种定义内容定“类”，也就是“种”与“类”之争。
我们别离看看13个行政机关公函文种，每“种”公函按定义所述的内容的性量及范畴，可别离分为几类？
(一)号令(令)：适用于按照有关法令公布行政律例和规章；颁布发表施行严重强迫性行政办法；嘉奖有关单元及人员。
按照“号令(令)” 定义的内容，可分为公布行政律例的号令、公布行政规章的号令、颁布发表施行严重强迫性行政办法的号令、有关单元的嘉奖令、有关人员的嘉奖令等5类，行文至少就应写成5种公函体式。
公布行政律例，因为行政律例包罗：条例、规定、法子、细则等文种，那么，公布行政律例号令，也应包罗公布条例、规定、法子、细则等4种体式的号令来行文。可见，号令(令）可分为 9种公函体式来行文。
如1：公布行政律例的号令，如：国务院令第499号，公布《中华人民共和国行政复议法施行条例》；2005年5月11日国务院第89次常务会议通过 2005年5月19日中华人民共和国国务院令第435号，公布《国务院施行＜中华人民共和国民族区域自治法＞若干规定》；国务院令第384号，公布《海关关衔标记式样和佩戴法子》；国务院令第306号，公布《中华人民共和国专利法施行细则》等。
按照《中华人民共和国宪法》的规定，只要中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级处所人民政府才能够根据法令规定的权限发布号令，其他任何单元和小我均不得发布号令。
如2：公布行政规章号令。行政规章是指国务院各部、委和省、自治区、曲辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和国务院批准的较大的市的人民政府为了办理国度行政事务所造定的法令标准性文件。
行政规章除规定、法子兼用做规章文种外，其他规章文种有章程、细则、轨制、规则、规程、守则、原则等文种。那么，公布行政规章的号令，也应包罗公布规定、法子、章程、细则、轨制、规则、原则、公则等8个文种对号令体式来行文。如：2006年12月28日，郑州市政府以第156号令公布的《郑州市嵩山古建筑群庇护办理规定》；中华人民共和国教育部令第21号公布的《通俗高档学校学生办理规定》；中华人民共和邦交通部令（2005年第2号）公布的《港口工程完工验收法子》；1990年8月24日国度手艺监视局第7号令发布《全国专业尺度化手艺委员会章程》；2006年12月13日，郑州市政府以第153号令公布的《郑州市城市园林绿化建立办理条例施行细则》；1959年6月25日, 国务院发布《关于同一计量轨制的号令》；中华人民共和邦交通部令（2005年第1号）公布的《中华人民共和国内河船舶船员适任测验发证规则》； 1992年3月18日中华人民共和国国务院令第95号公布《企业管帐原则》；1992年11月16日国务院批准 1992年11月30日财务部令第5号公布《企业财政公则》。
如3：颁布发表施行严重强迫性行政办法的号令。如国务院、中央军委结合行文的《国务院,中央军委2005年冬季征兵号令》。
如4：嘉奖令。有关单元的嘉奖令，如驻马店市人民政府驻政〔2007〕13号《关于对平舆县胜利创建国度卫生县城的嘉奖令》、有关人员的嘉奖令，如2007-11-3 10《 国务院对成功破坏劫机事务的民航杨继海机组的嘉奖令》。
(二)决定：适用于对重要事项或者严重动作做出摆设，奖惩有关单元及人员，变动或者撤销下级机关不恰当的决定事项。
按照“决定”定义的内容，可分为重要事项的决定、严重动作做出摆设的决定、奖励的决定、惩办的决定、变动下级机关的决定、撤销下级机关不恰当的决定事项的决定等6类来行文。
依次如：1995年12月28日通过的《全国人民代表大会常务委员会关于召开第八届全国人民代表大会第四次会议的决定》、《中共中央国务院关于反败北斗争近期抓好几项工做的决定》、国发〔2008〕2号《国务院关于2007年度国度科学手艺奖励的决定》、国发〔1996〕4号《国务院关于坚定冲击骗取出口退税、严厉惩办金融和财税范畴违法乱纪行为的决定》、2006-1-19广东省《深圳市人民政府关于食物消费加工环节卫生监管机关变动的决定》、2007《厦门市人民政府关于废行、颁布发表失效、修改部门市政府规章的决定》。
(三)通知布告：适用于向国表里颁布发表重要事项或者法定事项。
按照"通知布告"定义的内容，可分为颁布发表重要事项的通知布告、颁布发表法定事项的通知布告2类行文。如：《旬阳县人民政府机关搬家通知布告》、07-10-26 19:23:09发布的《和静县第十五届人大一次会议选举成果通知布告》。
(四)布告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
按照"布告"定义的内容，可分为公布社会各有关方面应当的遵守的事项的布告、公布社会各有关方面应当周知的事项的布告等2类行文。如：《××市人民政府关于对峙清理不法占道运营的布告》、《广州市公安局关于洛溪大桥交通办理规定的布告》。
(五)通知：适用于批转下级机关的公函，转发上级机关和不相从属机关的公函，传达要求下级机关打点和需要有关单元周知或者施行的事项，任免人员。
按照"通知"定义的内容，可分为批转下级机关公函的通知、转发上级机关公函的通知、转发不相从属机关的公函的通知、传达要求下级机关打点事项的通知、需要有关单元周知的事项通知、需要有关单元施行的事项通知、任职通知、夺职通知等8类来行文。
依次如：2005年《国务院批转证监会关于进步上市公司量量定见的通知》、厦经普办〔2005〕4号，《关于转发＜关于公布施行福建省第一次全国经济普查简易执法法式若干规定（试行）的通知＞的通知 》、《国务院办公厅转发国度工商局、公安部、中国人民银行＜关于严厉冲击传销和变相传销等不法运营活动定见＞的通知》、《民政部办公厅＜关于进一步做好民政系统平安工做的告急通知＞的通知 》、《劳动听事部关于设立"劳动庇护科学手艺前进奖" 的通知》、浙政办发〔2007〕38号，浙江省政府办公厅《关于开展规章和行政标准性文件清理工做的通知》、吉政干任〔2005〕72号吉林省人民政府《关于王刚任职的通知》、2007年4月28日临澧县临人常发[2007] 05 号《关于郑大知同志的夺职通知》。
有时许多人任免同时停止，行文时可为合为"任免通知"，如人劳公字[2007]155号《关于翁笑冰等6名同志职务任免的通知》。
(六)传递：适用于表扬先辈，攻讦错误，传达重要精神或者情况。
按照"传递"定义的内容，可分为表扬先辈的传递、攻讦错误的传递、传达重要精神的传递、传达重要情况的传递等4类来行文。
依次如：山西省水利厅晋水办[2003]620号《关于表扬2003年度全省水利宣传先辈单元和政务信息先辈单元的传递》、国务院办公厅《关于××省××市××县私行停课组织中小学生参与迎送活动的传递》、辽宁本溪市政府召开告急会议《传达鸡西"9。30"特大变乱传递》、中央五部委《经济责任审计情况传递》。
(七)议案：适用于各级人民政府根据法令法式向同级人民代表大会某人民代表大会常务委员会提请审议事项。
按照"传递"定义的内容，可分为向同级人民代表大会提请审议事项的议案、向人民代表大会常务委员会提请审议事项的议案等2类来行文。如：武汉市人大常委会主任会议关于提请审议《武汉市人民代表大会代表议案和建议工做条例(草案)》的议案、按照委员长会议的建议,即将停止的常委会会议将审议《国务院关于提请审议中国银行业监视办理委员会行使原由中国人民银行行使的监视办理权柄的议案》。
(八)陈述：适用于向上级机关报告请示工做，反映情况，回答上级机关的询问。
按照"陈述"定义的内容，可分为报告请示工做的陈述、反映情况的陈述、回答上级机关的询问的陈述等3品种型来行文。如：黑龙江省人民政府办公厅《黑龙江省人民政府关于灾后住房重建工做定见的陈述》、转发广东省人大常委会关于批准省人民政府《关于鼎力搀扶山区文化建立抓紧改动山区群寡文化生活贫乏落后情况议案的打点情况陈述》、××市人民政府回答××省人民政府《关于××河水量污染情况的陈述》。
(九)请示：适用于向上级机关恳求指示、批准。
按照"请示"定义的内容，可分为恳求指示的请示、恳求批准的请示等2品种型来行文。如：深圳市委、市人民政府向广东省人民政府《深圳市委、市人民政府关于清查处置深圳经济特区范畴内私家建房情况的请示》、津市公安局向天津市政府《关于放宽收支境及在津落户前提普遍吸引国表里科技人才来我市工做的请示》。
(十)批复：适用于回答下级机关的请示事项。
按照"批复"定义的内容，可分为回答下级机关的请示事项的批复等1品种型来行文。。如：国务院《国务院关于宁波市城市总体规划的批复》
(十一)定见：适用于对重要问题提出见解和处置法子。
按照"定见"定义的内容，可分为对重要问题提出见解的定见、对重要问题提出处置法子的定见等2品种型来行文。如：2008年《中共成都会委、成都会人民政府关于促进进城务工农村劳动者向城镇居民改变的定见》、2007-3-5广东省惠州市人民政府《惠州市人民政府关于贯彻落实广东省丛林林木林地权属争议调整处置法子的定见》。
(十二)函：适用于不相从属机关之间商洽工做，询问和回答问题，恳求批准和回答审批事项。
按照"函"定义的内容，可分为商洽工做的函、询问的函、回答问题的函、恳求批准的函、回答审批事项的函等5品种型来行文。如：《陕西省政府关于报送清理公款购置贸易保险工做函》、××市文化局×文函〔2003〕54号《关于询问元宵节文化大集筹备情况的函》、《关于对市人大三届三次会议第146号建议的回答函》、罗府函〔2007〕13号《关于恳求批准成立罗定肉桂天文标记产物庇护申报办公室的函》、苏环函〔2008〕102号给宝穴县人民政府《关于暂缓宝穴县辖区内建立项目环评审批的函》。
(十三)会议纪要：适用于记载、传达会议情况订定合同定事项。
按照"会议纪要"定义的内容，可分为用于记载会议情况的会议纪要、用于传达会议情况的会议纪要、用于议定事项会议纪要等3品种型来行文。如：东莞市人民政府办公室〔2007〕60号《市政府工做会议纪要》、《、××省方案生育指导小组第×次全体成员会议纪要》、2006年1月1日至29日，重庆市政府《关于元旦、春节期间全市平安消费工做督查有关问题的会议纪要》。
从上所述能够看出以下一些问题：
一、行政机关公函13个文种，含有55个以上类型的行体裁式。此中，每个类能够成为一种公函体式。个此外类型，还可构成多种体式。
二、文种固然是法定的“种”，其文种定义的内容包罗着“类”，那些类往往被人们所轻忽，也就是争论不休的底子原因。
对各类的表述，能够详细，能够笼统，也可简捷。如：《国务院批转证监会关于进步上市公司量量定见的通知》是详细称号的表述，“批转下级机关公函的通知” 是笼统的表述，“批转通知” 是简捷的表述。有时对简捷的“批转通知”可加一个“性”字，如“批转性通知”，那是因为文种定义是按“性量”来铨释的。
那差别形式的表述是因利用的情况而定的，但“类”后应冠“文种”名称。
三、文种各“类”是写做的详细体式（格局）。各类详细体式含有“文种”的共性，也有着每“类”个性，在表述中不克不及笼统而言。如“批转性通知”有“批示性”，写做中含有批语，如“同意”、“原则同意”、“很好”、“很重要”等批示性语言，其它类型的通知纷歧定有那一特征。
又如“转发性通知”在施行过程中有着“不定性”。他得视行文者的要乞降受文单元的现实情况而定，是“遵照施行”或“参照施行”，或受文单元没有需要施行。而其它类型的通知纷歧定有那一特征。
对“类”的拟文，应是文秘人员及传授公函的教师掌握的主体内容。
因而，在熟之其“种”之后，更要熟知其“类”，包罗那“类”的行文对象，所属范畴，体裁的特点，格局及每个环节应摆设拟写的内容等等。
四、行政机关公函的范畴要明白，它包罗国度主席、国务院、省、市、县、镇、乡等政府机关必需遵照其标准利用。但机关部分的公用文书不在此列。
如公、检、法，财税等公用文书，那是机关部分专门的规定文书。也不包罗企、事业单元利用的文书，企、事业单元是借用行政机关文书的某些文种行文和其它文书的文种来行文。也不包罗中国共产党机关文书的文种和中国人民解放军机关文书的文种，那是因为他们的公函也有专门的规定。
因而，行政机关公函中不克不及混用其它有关公函的文件及类型来拟文和举例等。
五、行政机关公函是一种标准性强的公函，不克不及把某些公函与行政机关公函不异文种的事务文书等同于行政机关公函。如部分开会写个通知、有事写个陈述、请示等等，又不按行政机关公函运转，也不按行文标准各个环节的格局撰文，都应视为行政机关内的事务文书，不克不及表述为行政机关公函。